POLITICA DE PRIVACIDAD DEL CANAL DE DENUNCIAS ELITE
Introducción
INDICE:
- Responsable del tratamiento de los datos
- Tratamiento de sus datos personales y legitimación
- Tiempo de conservación de sus datos
- ¿A qué destinatarios/as se comunicarán sus datos?
- Ejercicio de derechos
- Principio de proporcionalidad y minimización de datos
- Limitación al acceso de los datos
- Medidas de seguridad y confidencialidad
- Abuso del sistema, denuncia falsa y compromiso de no represalia
- Transferencias internacionales de datos
Introducción
El objetivo de la presente Política de Privacidad del Canal de Denuncias de “GRUPO GRL, SL” y “DECOBLU EUROPE, SL”, (en adelante, “ELITE”), es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias que se puedan presentar a través del mismo.
Para la correcta configuración y diseño del Canal, ELITE da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Igualmente, el Canal de Denuncias ha sido diseñado de conformidad con los diferentes informes jurídicos tanto de la Agencia Española de Protección de Datos como del Grupo de Trabajo del Artículo 29 de la Comisión Europea.
Responsable del tratamiento de los datos
Las responsables del tratamiento de los datos son GRUPO GRL, SL con CIF: B70328208 y DECOBLU EUROPE SL con CIF: B70606553 y dirección en C/ Zeppelin 21-23, parc.9, nave 13, C.P. 15650, Pol. Ind. Espíritu Santo, Cambre, A Coruña (España).
El contacto para cualquier cuestión referente a la Protección de datos es la dirección de correo info@holaelite.com a quien se podrán dirigir para consultar cualquier cuestión relativa al tratamiento de sus datos, así como para el ejercicio de sus legítimos derechos, tal y como se detalla en el apartado “Ejercicio de Derechos”.
Tratamiento de sus datos personales y legitimación
Los datos personales que sean recabados en el Canal de Denuncias serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias que se reciban y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados.
Tanto la persona denunciante como la persona denunciada serán informadas debidamente, en cada caso, de las personas y órganos concretos a los cuales se van a comunican sus datos, especialmente en cuanto a la posible no comunicación a la persona denunciada de la identidad de la persona denunciante.
La base jurídica que legitima el tratamiento de sus datos personales se basa en que:
I. El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento, artículo 6.1 letra c) del RGPD.
II. El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, artículo 6.1 letra e) del RGPD, en particular para prevenir conductas contrarias a la normativa.
III. El tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el Responsable del Tratamiento, artículo 6.1 letra f) del RGPD.
El tratamiento de datos en el marco del Canal de Denuncias se llevará a cabo para la gestión de un Canal de Denuncias interno que tiene como objetivo la prevención y descubrimiento de posibles conductas que contravengan tanto la normativa legal vigente como la normativa interna de ELITE; entre ellas, de manera especial, de aquellas tipificadas como delito que, por las circunstancias en que se produzcan, puedan conllevar la responsabilidad penal de ELITE.
También se tratarán los datos con la finalidad de gestionar adecuadamente el Canal de Denuncias Internas, tramitando las correspondientes irregularidades notificadas a través del mismo, y decidiendo sobre la procedencia de iniciar una investigación, al objeto de detectar posibles delitos y prevenir la imposición de cualquier tipo de responsabilidad, así como para evitar cualquier tipo de conducta contraria a la normativa interna o externa de la entidad.
Todo ello conforme al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Tiempo de conservación de sus datos
Los datos personales que puedan recabarse como consecuencia de la interposición de una denuncia serán conservados, inicialmente, durante el tiempo necesario para decidir sobre su admisión a trámite e investigación.
Por tanto, cuando se acuerde la inadmisión a trámite de la denuncia o se concluya la improcedencia de iniciar una investigación, los datos incluidos en ella serán eliminados del sistema de ELITE. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
Por el contrario, si se acordara el inicio de la pertinente investigación, dichos datos serán tratados durante todo el tiempo que dure la misma.
Transcurridos tres meses desde la interposición de la denuncia se deberá proceder al borrado de los mismos, salvo que:
(a) Excepcionalmente, su conservación resulte necesaria para continuar con el desarrollo de la investigación, en cuyo caso podrán seguir siendo tratados por los Órganos encargados de la investigación de los hechos y gestión de los mismos.
(b) Una vez transcurra dicho plazo de tres meses, o concluida dicha investigación, los Órganos encargados de la investigación de los hechos acuerde su bloqueo temporal, con el objeto de poner los datos que haya recabado a disposición de Juzgados y Tribuales de Justicia.
En todo caso, los datos personales solo se conservarán durante el tiempo imprescindible para dar cumplimiento a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, y en ningún supuesto podrán conservarse por más de diez años.
¿A qué destinatarios/as se comunicarán sus datos?
En caso de que sea necesario o así se exija, los datos podrán ser comunicados a aquellos/as terceros/as a los que ELITE esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como Organismos Públicos, Jueces y Tribunales.
También podrán acceder a dichos datos terceros/as profesionales a los que ELITE pueda recurrir para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad.
Ejercicio de derechos
Las personas a las que se refieran los datos personales incluidos en una denuncia tendrán los derechos que se indican a continuación, que, en su caso, podrán ejercitar en los términos y con el alcance que reconozca en cada momento la legislación vigente:
a) Tendrá derecho a obtener confirmación sobre si en ELITE se están tratando sus datos personales o no -en el marco de la gestión del Canal de Denuncias-, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Canal de Denuncias.
b) El derecho de acceso a sus datos personales, excluyéndose del mismo, respecto de la persona denunciada, la identidad de la persona que haya formulado la denuncia contra él/ella.
c) Para revocar los consentimientos otorgados, así como para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas, podrá dirigirse mediante petición escrita al siguiente domicilio postal C/ Zeppelin 21-23, parc.9, nave 13, C.P. 15650, Pol. Ind. Espíritu Santo, Cambre, A Coruña (España) o mediante correo electrónico a la dirección info@holaelite.com La petición deberá incluir: nombre y apellidos de la persona interesada; documento identificativo válido de la persona interesada y, en su caso, de su representante, así como título acreditativo de la representación; domicilio a efectos de notificaciones y especificación del objeto de la petición.
d) También podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es
Principio de proporcionalidad y minimización de datos
Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias:
- se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
- serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
- no se utilizarán para fines incompatibles;
- serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.
Limitación al acceso de los datos
El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a los órganos internos y, excepcionalmente, externos, que tengan legal o contractualmente encomendada la labor de desarrollar las funciones de control interno y de cumplimiento.
La identidad de los datos de los informantes, es decir de la persona que comunique una eventual actuación irregular a través del Canal de Denuncias, en el supuesto de que se identifique, tendrán la consideración de información confidencial y, por lo tanto, no será comunicada al afectado por la denuncia ni a ningún otro tercero sin su consentimiento a excepción de una obligación legal.
Los datos de las personas que efectúen la comunicación, si son conocidos, podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que fueren requeridos por tales autoridades como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia o información, como a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial iniciado como consecuencia de la investigación. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora, se permitirá el tratamiento de los datos al personal de ELITE con funciones de gestión y control de recursos humanos.
Medidas de seguridad y confidencialidad
ELITE se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.
A estos efectos, ELITE ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad de la persona denunciante no sean divulgados a la persona denunciada durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.
Abuso del sistema, denuncia falsa y compromiso de no represalia
Las personas usuarios que hagan uso del Canal de Denuncias no sufrirán ningún tipo de represalia como consecuencia del uso del sistema y no se enfrentarán a ningún tipo de sanción por parte de ELITE, siempre que su utilización se realice conforme a las reglas de la buena fe.
ELITE garantizará la protección adecuada de la intimidad y de los datos personales y la preservación del honor, la presunción de inocencia y el derecho a la defensa de las personas denunciadas, en particular, frente a denuncias infundadas, falsas o de mala fe, sobre las que se adoptarán, en su caso, las medidas disciplinarias que correspondan.
Asimismo, la persona que haga uso del Canal de Denuncias deberá garantizar que los datos personales proporcionados a través del Canal de Denuncias son verdaderos, exactos, completos y actualizados.
Transferencias internacionales de datos
ELITE procurará garantizar que el tratamiento de datos personales se realice en su totalidad dentro del Espacio Económico Europeo. No estando prevista la transferencia internacional de datos.
Excepcionalmente y cuando sea estrictamente necesario para la consecución de los fines de tratamiento descritos en esta Política, ELITE puede transferir los datos personales recopilados, a terceros países u organizaciones internacionales para los cuales exista una decisión de adecuación de la Comisión Europea o sujetos a las garantías apropiadas previstas por la ley, como la cumplimentación de cláusulas contractuales estándar para la transferencia de datos personales (en virtud del artículo 46 del RGPD).
Al transferir datos a terceros países u organizaciones internacionales sobre la base de garantías adecuadas, ELITE llevará a cabo medidas adicionales para garantizar que los datos personales cuenten con un nivel de protección esencialmente equivalente al existente en la Unión Europea.
ELITE puede actualizar o cambiar esta Política de privacidad, en cuyo caso publicará la nueva política en la plataforma de denuncias, poniéndola a disposición para su consulta.